اداره یک کسب و کار استرس زا است. این “نمی تواند” استرس زا باشد، فقط استرس زا است. و شما باید امور مالی را در کنار همه چیزهای دیگر کسب و کار خود مدیریت کنید، همین کافی است که شما را هرچه بیشتر به پایان ضرب المثلی نزدیک کند.
در اینجا واقعیتی وجود دارد که بسیاری از صاحبان مشاغل در پذیرش آن مشکل دارند: لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. در واقع تو من نمی توانم همه کارها را خودتان انجام دهید، به خصوص زمانی که نوبت به مدیریت امور مالی کسب و کارتان می رسد.
آیا همه ما باید قبول کنیم که وقت آن رسیده است که دست از کار بکشید، تفویض اختیار کنید و عقل خود را بازگردانید؟ نه تنها استرس کمتری خواهید داشت، بلکه خود را آزاد می کنید تا روی چیزهایی که واقعاً مهم هستند (مانند رشد کسب و کارتان) تمرکز کنید.
در اینجا 7 راه برای واگذاری وظایف مالی وجود دارد تا بتوانید حسابدار بازی را کنار بگذارید و رهبر تجاری شگفت انگیزی باشید که هستید.
1. ردیابی صورتحساب و پرداخت برون سپاری
بیایید با بدیهی شروع کنیم: تعقیب فاکتورهای پرداخت نشده. هیچ چیز نمی گوید “اکنون مرا بکش” مانند اینکه باید چهاردهمین یادآوری خود را برای مشتری ارسال کنید که هنوز پولی به شما پرداخت نکرده است. با این حال، تعقیب پرداخت یکی از آن کارهایی است که احتمالاً به انجام آن ادامه می دهید، زیرا خوب، پول است.
اما شخص دیگری به راحتی می تواند این کار را برای شما انجام دهد. این کار را به یکی از اعضای تیم جزئیات گرا بسپارید یا می توانید برون سپاری کنید. آنها می‌توانند از ارسال فاکتورها، پیگیری پرداخت‌های دیرهنگام، و برخورد با آن ایمیل‌های مزاحم «هی، تو به ما بدهکار هستی، همین حالا به ما پرداخت کن وگرنه» رسیدگی کنند. با وجود یک سیستم، همه یادآوری ها را در حالی که شما روی رشد واقعی کسب و کار تمرکز می کنید، مدیریت می کنند.
2. تفویض گزارشگری مالی
تهیه صورت های مالی یکی از آن کارهایی است که همیشه به نظر می رسد زمان زیادی می برد و صادقانه بگویم، جایی نیست که باید انرژی خود را خرج کنید.
شما لازم نیست در ایجاد گزارش P&L یا بسته های داشبورد در علف های هرز باشید. این وظایف را به فردی بسپارید که کارش را می‌فهمد و زمان انجام آن را دارد. آنها می توانند داده ها را جمع آوری کنند، گزارش ها را تهیه کنند و برای بررسی در اختیار شما قرار دهند. به این ترتیب، بدون ساعت‌ها قالب‌بندی گزارش‌ها، وقت خود را صرف خرد کردن اعداد و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌کنید.
3. وظایف آماده سازی مالیات را به تیم خود محول کنید
می دانم (به من اعتماد کنید)، فصل مالیات بد است. بی نظم، استرس زا و طاقت فرسا است. اما در مورد مالیات نباید همه کارها را خودتان انجام دهید. در حالی که درگیر ماندن در سطح بالا بسیار مهم است، شما می توانید بیشتر آمادگی را به تیم خود محول کنید – چه داخلی باشد چه برون سپاری.
شخص دیگری می تواند تمام حسابداری شما را برای سال انجام دهد تا مجبور نباشید در لحظه آخر برای یافتن هر چیز کوچکی دست و پنجه نرم کنید. آنها همچنین می توانند مطمئن شوند که همه چیز به درستی برای حسابدار شما سازماندهی شده است. فقط باید همه چیز را مرور کنید و امضا کنید و استرس آمادگی را به دیگری بسپارید.
4. نظارت بر بودجه را به یکی از اعضای تیم بدهید
اشتباه نکنید، من نمی گویم این کار را به طور کامل به یکی از اعضای تیم برون سپاری کنید، اما می گویم نظارت مداوم بر بودجه شما نباید در اختیار شما باشد. پس از تنظیم بودجه، یکی از اعضای تیم می‌تواند هزینه‌ها و درآمدهای واقعی را در مقابل آن ردیابی کند، و مراقب باشد که اوضاع از کجا پیش می‌رود.
اجازه دهید آنها را با بینش به شما گزارش دهند – شاید هر دو هفته یک بار یا یک بار در ماه – با مواردی مانند “هی، ما برای بازاریابی بودجه داریم” یا “ما باید میان وعده های اداری را کاهش دهیم.” سپس می توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید، اما شما کسی نیستید که به طور مداوم تک تک پوند را زیر نظر بگیرید. این به شما امکان می دهد به جای مدیریت خرد بودجه، روی یک استراتژی مالی گسترده تر تمرکز کنید.
5. جرأت نداری با این پرداخت موافقت کنی
تطبیق حساب ها یکی از آن کارهایی است که مهم است، اما قطعاً چیزی نیست که صاحب یک کسب و کار باید با آن سر و کار داشته باشد.
این را به یکی از اعضای تیم قابل اعتمادی که راه خود را در مورد کتاب ها و نرم افزار حسابداری شما می داند، محول کنید. نموداری تهیه کنید که به آنها بگوید کجا چیزها را کدگذاری کنند تا همه چیز دقیقاً همانطور که می خواهید باشد. این باعث صرفه جویی در ساعات کار خسته کننده می شود و کتاب های شما را بدون نیاز به نظارت دائمی تمیز نگه می دارد.
6. پیگیری هزینه ها
ابتدا، اگر شما یا یکی از اعضای تیمتان هزینه‌ها را به صورت دستی وارد نرم‌افزار حسابداری خود می‌کنید، اکنون متوقف شوید. برنامه های دریافت رسید خوان شگفت انگیز مبتنی بر هوش مصنوعی (مانند Dext) وجود دارد که این فرآیند را سرعت می بخشد و در زمان شما صرفه جویی می کند.
دوم، صاحب کسب و کار نباید این کار را انجام دهد. نماینده! فقط به صورت دوره ای بررسی کنید تا مطمئن شوید همه چیز مرتب است.
7. حقوق و دستمزد خود را صادر کنید
حقوق و دستمزد طوفان کاملی از «بسیار مهم است» و «استرس است». سردرگمی حقوق و دستمزد فقط منجر به گله مندی کارکنان نمی شود. این امر مشکلات بزرگی را در مسیر مالیات و رعایت قوانین ایجاد می کند. بنابراین، آن را به این حرفه بسپارید.
یکی از اعضای تیم را به یک دوره حقوق و دستمزد بفرستید، یا بهتر است به شرکتی برون سپاری کنید که از قبل می داند چه کار می کند. آنها مطمئن خواهند شد که همه به موقع حقوق دریافت می کنند و با قوانین جدید به روز می شوند.
من می دانم که بسیاری از شما به چه چیزی فکر می کنید: “من نمی توانم این وظایف را رد کنم، هیچ کس آنها را به درستی انجام نمی دهد، اما تفویض اختیار به معنای پایین آوردن استانداردهای شما یا از دست دادن کنترل نیست، بلکه استفاده از زمان شما (و تیم تیم) است. وقت شما).
حتی اگر در ابتدا دشوار باشد، تخلیه این وظایف استرس شما را کاهش می‌دهد، به شما امکان می‌دهد بر روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید، تیم خود را توانمند کنید و به کسب و کارتان برای رشد آینده کمک کنید.
با دادن یک یا دو کار شروع کنید و ببینید که چگونه پیش می رود. انگشتان دست روی هم رفته، به طرز خوشایندی شگفت زده خواهید شد که چقدر کارها آسان تر می شوند. تیم شما – چه داخلی یا خارجی – به دلایلی وجود دارد. اجازه دهید آنها به شما کمک کنند
اگر به راهنمایی شخصی در مورد اینکه چگونه فرآیندهای مالی خود را ساده کنید و استرس مالی خود را کاهش دهید به راهنمایی شخصی نیاز دارید، با ما تماس بگیرید، خوشحال می شوم کمک کنم!